Kā izvēlēties uzticamu biroja un uzņēmuma preču piegādātāju Latvijā
Biroja un uzņēmuma preču piegādātāja izvēle nav tikai cenu salīdzināšana. Piegādes stabilitāte, preču pieejamība, apkalpošana un pasūtīšanas ērtums tieši ietekmē uzņēmuma ikdienas darbu un kopējās iepirkumu izmaksas.
Ievads
Biroja un uzņēmuma preču piegādātāja izvēle bieži tiek uztverta kā formāla, otršķirīga lieta — salīdzina dažus cenrāžus, izvēlas lētāko un pasūta. Praksē šis lēmums ietekmē uzņēmuma ikdienas darbību daudz vairāk, nekā šķiet no pirmā acu uzmetiena.
Iedomājieties situāciju: birojā beidzas printera papīrs vai tualetes telpās — higiēnas preces. Ja piegādātājs kavē pasūtījumu par pāris dienām, tas nav tikai neērtums — tas ir laiks, ko darbinieki pavada, meklējot ātru risinājumu tuvākajā veikalā, pārmaksājot par mazumtirdzniecības cenu un novirzot uzmanību no sava pamatdarba. Reizinot šo ar desmitiem preču kategoriju un simtiem darbinieku, kļūst skaidrs — piegādātāja izvēle nav administratīva formalitāte, bet gan lēmums ar tiešu ietekmi uz uzņēmuma efektivitāti.
Šajā rakstā apskatām, uz ko reāli vērts skatīties, izvēloties biroja un uzņēmuma preču piegādātāju, kādas ir biežākās kļūdas, kā aprēķināt patiesās iepirkumu izmaksas un kā digitāli risinājumi var vienkāršot visu procesu.
Kāpēc pareizs piegādātājs ir svarīgāks nekā zemākā cena
Zemākā cena rēķinā bieži maldina. Uzņēmumi, kas izvēlas piegādātāju tikai pēc preces cenas, nereti pēc pāris mēnešiem secina, ka reālās izmaksas ir augstākas, nekā sākotnēji plānots. Tas notiek tāpēc, ka pilnīgu ainu veido ne tikai preces cena, bet vairāki faktori kopā.
Slēptās izmaksas. Piegādes maksa, minimālā pasūtījuma summa, papildu maksa par steidzamu piegādi vai mazu partiju — visi šie punkti bieži parādās tikai sīkajā drukā vai atklājas pēc pirmā pasūtījuma. Piegādātājs ar zemāku preces cenu, bet augstu piegādes maksu var izrādīties dārgāks par konkurentu ar nedaudz augstāku cenrādi, bet bezmaksas piegādi no noteiktas summas.
Piegādes termiņi. Ja prece nav noliktavā un piegāde aizkavējas par nedēļu, ietaupījums uz papīra ātri pārvēršas zaudējumos praksē. Trūkst materiālu, apstājas process, jāmeklē ārkārtas risinājums — bieži par augstāku cenu tuvākajā veikalā. Uzņēmumiem ar regulārām ikdienas vajadzībām (piemēram, kafejnīcām vai viesnīcām) piegādes stabilitāte var būt svarīgāka par jebkuru cenu atlaidi.
Piegāžu stabilitāte laika gaitā. Piegādātājs, kurš šodien piedāvā zemu cenu, bet regulāri kavē pasūtījumus vai maina sortimentu, ilgtermiņā izmaksā dārgāk nekā stabils partneris ar nedaudz augstāku, bet paredzamu cenu. Stabilitāte ļauj plānot iepirkumus uz priekšu, nevis pastāvīgi risināt ārkārtas situācijas.
Apkalpošana un komunikācija. Iespēja ātri sazināties, saņemt konsultāciju par produktu izvēli vai atrisināt problēmu bez ilgas sarakstes ir daļa no reālās vērtības, ko piegādātājs sniedz. Uzņēmumam, kur iepirkumus veic viens cilvēks vairākām nodaļām, ātra atbilde uz jautājumu var ietaupīt stundas ik nedēļu.
Īsāk sakot — piegādātāja izvēle ir nevis vienas preces cenas jautājums, bet gan lēmums, kas ietekmē uzņēmuma iepirkumu efektivitāti kopumā un ilgtermiņā.
Galvenie kritēriji piegādātāja izvēlei
Izvēloties piegādātāju, vērts izvērtēt vairākus faktorus vienlaikus, nevis koncentrēties tikai uz vienu no tiem. Zemāk apskatām katru kritēriju detalizētāk.
Sortiments. Vai piegādātājs spēj nodrošināt visu nepieciešamo klāstu — no biroja papīra un rakstāmpiederumiem līdz higiēnas precēm, kafijai un HoReCa aprīkojumam — vai jāstrādā ar vairākiem piegādātājiem vienlaikus? Katrs papildu piegādātājs nozīmē papildu rēķinu, papildu saziņas kanālu un papildu laiku, kas jāvelta koordinācijai.
Preces pieejamība noliktavā. Piegādātājs, kuram prece pastāvīgi ir pieejama noliktavā, būtiski samazina risku, ka pasūtījums aizkavēsies neparedzētu apstākļu dēļ.
Cenu un vērtības attiecība. Ne obligāti lētākais piedāvājums tirgū, bet piedāvājums, kas atbilst kvalitātei un uzņēmuma reālajām vajadzībām.
Individuālie nosacījumi. Uzņēmumiem ar regulāriem pasūtījumiem individuālas cenas, atlaides apjomam vai atliktais maksājums var būt nozīmīgāks faktors nekā vienas preces cena.
Elektroniskā komercija un ērtums. Iespēja pasūtīt tiešsaistē, redzēt pasūtījumu vēsturi un atkārtot iepriekšējo pasūtījumu bez papildu saziņas ietaupa laiku ikdienā.
Piegādes ģeogrāfija un ātrums. Uzņēmumiem ar vairākām filiālēm vai birojiem dažādās pilsētās svarīgi zināt, vai piegādātājs var nodrošināt vienādu servisa līmeni visos reģionos, vai tikai galvaspilsētā.
Biežākās kļūdas, izvēloties piegādātāju
Praksē uzņēmumi visbiežāk pieļauj šādas kļūdas, kuras var novērst, jau iepriekš tās apzinoties.
Izvēle tikai pēc cenas. Salīdzinot tikai preces cenu, bez piegādes izmaksām, minimālā pasūtījuma apjoma un piegādes termiņiem, uzņēmums bieži izdara lēmumu, pamatojoties uz nepilnīgu informāciju.
Darbs ar pārāk daudziem piegādātājiem vienlaikus. Tas sarežģī administrēšanu, rēķinu apstrādi grāmatvedībā un palielina laiku, kas tiek tērēts iepirkumu koordinēšanai.
Kopējo izmaksu neanalizēšana. Tiek skatīta tikai preces cena, neieskaitot piegādes, laika un administratīvās izmaksas.
Rezerves risinājuma trūkums. Ja vienīgais piegādātājs pēkšņi nevar izpildīt pasūtījumu, uzņēmumam nav plāna B, kas rada dīkstāvi un steigā pieņemtus, bieži dārgākus lēmumus.
Līguma nosacījumu neizvērtēšana. Automātiska līguma pagarināšana, soda naudas par agrīnu izbeigšanu vai neskaidri piegādes termiņu nosacījumi var radīt problēmas, ja situācija uzņēmumā mainās.
Kā optimizēt uzņēmuma iepirkumus
Efektīvi iepirkumi nenozīmē tikai lētākas cenas — tie nozīmē mazāk laika, kas pavadīts meklēšanā, un mazāk kļūdu pasūtīšanas procesā. Zemāk apkopoti praktiski soļi, kas palīdz uzlabot iepirkumu procesu jebkura izmēra uzņēmumā.
- 1Koncentrēt pasūtījumus pie mazāka skaita uzticamu piegādātāju, lai vienkāršotu administrēšanu un iegūtu labākus nosacījumus par regulāriem apjomiem.
- 2Standartizēt pasūtīšanas procesu, izmantojot vienotu platformu, nevis e-pastus un zvanus katram pasūtījumam.
- 3Sekot pasūtījumu vēsturei, lai ātri atkārtotu iepriekšējos pasūtījumus un neveidotu tos no jauna katru reizi.
- 4Deleģēt piekļuvi vairākiem darbiniekiem, ja iepirkumu lēmumus uzņēmumā pieņem vairāk nekā viena persona.
- 5Plānot iepirkumus uz priekšu, nevis reaģēt tikai tad, kad prece jau ir beigusies.
Daudzi uzņēmumi uzskata, ka plašākais sortiments vienmēr ir labākā izvēle. Taču praksē pārāk liels piedāvājums bieži sarežģī iepirkumu procesu. Desmitiem līdzīgu produktu, sarežģīti salīdzinājumi un neskaidras atšķirības palielina kļūdainu pirkumu risku un pagarina lēmuma pieņemšanas laiku.
Digitālie risinājumi iepirkumiem
Mūsdienu iepirkumu platformas ļauj uzņēmumiem risināt lielu daļu no iepriekš minētajām problēmām bez papildu administratīvā sloga. Digitalizācija iepirkumu procesā vairs nav luksusa lieta — tā ir kļuvusi par standartu uzņēmumiem, kas vēlas ietaupīt laiku un samazināt kļūdu risku.
Praksē tas nozīmē:
- ✓pasūtīšanu jebkurā diennakts laikā, nevis tikai piegādātāja darba laikā;
- ✓personīgo kontu, kur redzama visa pasūtījumu vēsture un pieejama atkārtota pasūtīšana ar dažiem klikšķiem;
- ✓filtrus un kategorijas, kas palīdz ātri atrast nepieciešamo starp plašu sortimentu;
- ✓iespēju vairākiem darbiniekiem strādāt ar vienu kontu, saskaņojot pasūtījumus vienuviet;
- ✓iespēju noformēt pasūtījumus dažādām juridiskām vai fiziskām personām no viena konta.
FERAX pieeja ir balstīta tieši uz šo principu — mēs rūpīgi veidojam sortimentu, izvēloties produktus, kas ir pārbaudīti, pieprasīti un piemēroti ikdienas darbam uzņēmumos.
Salīdzinājums: cenas fokuss pret vērtības fokusu
Lai labāk ilustrētu atšķirību starp diviem pieejas veidiem, apskatīsim, kā tie atšķiras praksē.
| Kritērijs | Fokuss uz zemāko cenu | Fokuss uz kopējo vērtību |
|---|---|---|
| Preces cena | Zemākā tirgū | Atbilstoša kvalitātei |
| Piegādes maksa | Bieži netiek ņemta vērā iepriekš | Iekļauta kopējā izvērtējumā |
| Piegādes laiks | Var būt neparedzams | Skaidri zināms un stabils |
| Administratīvais slogs | Augsts (vairāki piegādātāji) | Zems (viens uzticams partneris) |
| Rīcība ārkārtas situācijā | Nezināma | Iepriekš zināma un pārbaudīta |
| Ilgtermiņa izmaksas | Bieži augstākas, nekā šķiet | Paredzamas un plānojamas |
Tabula parāda, kāpēc lēmums, kas balstīts tikai uz vienas preces cenu, reti sniedz pilnu ainu par to, cik izdevīga sadarbība ir uzņēmumam kopumā.
Prakses piemērs
Vidēja lieluma uzņēmums ar aptuveni 35 darbiniekiem iepriekš iepirkumus veica caur trim atsevišķiem piegādātājiem — vienu biroja precēm, otru kafijai un trešo higiēnas produktiem. Katru pasūtījumu noformēja atsevišķi, un iepirkumu atbildīgajam katru mēnesi bija jāapkopo trīs dažādi rēķini un jāseko trim piegādes grafikiem.
Pēc iepirkumu centralizēšanas pie viena piegādātāja ar plašu sortimentu un vienotu tiešsaistes platformu, uzņēmums novēroja divus tiešus rezultātus — samazinājās laiks, kas ik mēnesi tika tērēts pasūtījumu noformēšanai un rēķinu saskaņošanai, un samazinājās gadījumu skaits, kad kāda prece tika pasūtīta divreiz vai netika pasūtīta savlaicīgi.
FERAX iesaka
Pirms piegādātāja izvēles pārbaudiet ne tikai cenu, bet arī trīs praktiskus faktorus: vai prece ir pastāvīgi pieejama noliktavā, cik ātri piegādātājs reaģē uz jautājumiem, un vai ir iespēja saņemt individuālus nosacījumus regulāriem pasūtījumiem.
Kontrolsaraksts: uzticama piegādātāja pazīmes
Pirms līguma parakstīšanas vai pirmā lielā pasūtījuma noformēšanas pārbaudiet, vai piegādātājs atbilst šiem kritērijiem:
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā pāriet pie jauna piegādātāja bez traucējumiem
Pārejiet pakāpeniski, nevis uzreiz visā apjomā. Sāciet ar vienu preču kategoriju vai vienu struktūrvienību, novērtējiet jaunā piegādātāja darbu reālos apstākļos.
Saglabājiet vecā piegādātāja kontaktus kādu laiku. Vērts saglabāt iespēju atgriezties pie iepriekšējā risinājuma, ja jaunais piegādātājs pirmajos mēnešos nesniedz solīto rezultātu.
Pieprasiet skaidru ieviešanas plānu no jaunā piegādātāja. Uzticams piegādātājs spēs izskaidrot, kā notiks pirmais pasūtījums un kā tiks nodrošināta piegāde pārejas periodā.
Fiksējiet sākotnējos rādītājus. Pirms pārejas pierakstiet, cik laika pašlaik tiek tērēts iepirkumiem mēnesī, lai objektīvi novērtētu uzlabojumu.
Kad ir īstais brīdis mainīt piegādātāju
Ir vairākas pazīmes, kas liecina, ka esošā sadarbība vairs neatbilst uzņēmuma vajadzībām:
- piegādes kavējumi kļūst regulāri, nevis izņēmuma gadījums;
- katru pasūtījumu nākas apstiprināt pa telefonu vai e-pastu;
- cenas tiek mainītas bez iepriekšēja brīdinājuma;
- piegādātājs nespēj piedāvāt risinājumu, kad rodas neplānota vajadzība;
- uzņēmums ir izaudzis no piegādātāja iespējām.
Ja atpazīstat vismaz divas no šīm pazīmēm, vērts sākt izvērtēt alternatīvas.
Par FERAX
FERAX ir Latvijas uzņēmums ar vairāk nekā 25 gadu pieredzi biroja, HoReCa, higiēnas, iepakojuma, kafijas un saimniecības preču piegādē uzņēmumiem un privātpersonām visā Latvijā.
Nepieciešama konsultācija?
Mūsu speciālisti atbildēs uz jebkuru interesējošo jautājumu